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by mike1004_kuma
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「プレスリリースを郵送で出すとき送付状をどうしているか?」

先日、表題のようなご質問をいただきました。
「どのように書かれましたか?」
とご質問すると、
「コレコレの内容を知っていただきたいから、資料を送りますというように書きました」
とのこと。

わたしはもうひとつの要素をプラスアルファすることを強くオススメします。
このプラスアルファの内容は、まだ誰にもお話したことがなく、初めてお話させていただくことです。

送付状が、ただ形式的な挨拶だけだと思うならば、プレスリリースに送付状は不要です。

でも、見知らぬ編集者や記者など担当者さんに、どうしてあなたに読んでいただきたいと思ってこのプレスリリースをお送りするのか、という部分を2~3行で冒頭部分で表現してみると、先方の反応がずいぶん違ってきます。

自分の身に置き換えてみてください。
全く知らない人からただのダイレクトメールがど~んと送られてくる場合と、知らない人だけれど送られてきた理由が書いてあったりする場合を。
送られてきた理由が書かれていると、ああ、だからね、と納得して読むことが出来ると思います。
(あるいは、全く関係ないと安心してDMを捨てられるか、どちらかですが)

たとえば、わたしが雑誌の編集者さんに送付状を書くときの手順をお話しましょう。
過去、その編集者さんが担当された記事や、特集などをまず過去にさかのぼって集めて傾向を読みます。
いわゆる媒体調査を綿密にします。
過去の記事を読み込むことによって、担当者さんが興味のある切り口がわかります。
さて、今度、送付状を書く段階になって、担当者さんが過去仕事を行なってこられた内容に自分がどのような感想をもったのか、そしてだからこそ「あなたに」自分のことを知っていただけるときっとお役に立てる、といったような、自分と担当者様をつなぐような内容を書きます。

つまり、「あなただから、この情報をお送りするのです」と、「あなたにだけ」という熱い想いが伝わるように少し工夫する部分を送付状に入れるのです。

ラブレターで、ただ「あなたが好きです」と伝えるよりも、「野球部の練習で一生懸命に走っているあなたの姿に心をうたれ、好きになりました」と伝えるほうが、相手には「野球に打ち込んでいる僕をスキでいてくれるのか」とわかり、気持ちも伝わりやすくなるのでは。

ただ挨拶だけでなく、工夫の2~3行を加えるだけで、プレスリリースをお送りしただけの場合と比べ、お会いしたときにうんと親しみをもってお話いただくことができます。

ただし、くれぐれも、なが~い、送付状はやめましょうね。

「送るだけ」のプレスリリースで手ごたえを感じられない広報ご担当者様、是非、媒体調査と媒体担当者様へのメッセージを工夫されてみてください。
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by mike1004_kuma | 2005-12-28 14:56 | 広報/PR/ストーリーづくり